Nhiều văn phòng nhỏ vẫn để ổ backup, USB khóa bảo mật và hợp đồng bản cứng trong ngăn kéo có khóa thường. Chúng tôi từng gặp không ít team chỉ nhận ra vấn đề sau khi một chiếc laptop biến mất trong giờ nghỉ trưa. Lúc đó mới thấy, một chiếc két sắt điện tử giá rẻ có thể là khoản đầu tư rất hợp lý. Chỉ có điều, mua sai thì bạn cũng chẳng yên tâm hơn bao nhiêu. Bài này chia sẻ cách bên mình thường tư vấn khách để chọn đúng ngay từ đầu.
Tài sản quan trọng của team đang nằm ở đâu?
Điều đầu tiên chúng tôi hay hỏi khách là: thứ gì thật sự đáng giá trong văn phòng? Câu trả lời thường không nằm gọn ở một chỗ. Ổ backup để trên kệ. Chìa khóa phòng server nằm trong ngăn bàn của kỹ thuật. Hợp đồng có chữ ký thì người quản lý mang theo trong cặp.
Chúng tôi khuyên bạn gom những thứ này về một điểm duy nhất. Khi tài sản đã tập trung, việc kiểm soát trở nên dễ hơn nhiều. Bạn cũng biết chắc mình cần bảo vệ bao nhiêu thứ khi chọn két, và không bị bất ngờ khi thiết bị nào đó không vừa.
- Ổ backup dữ liệu khách hàng
- USB khóa bảo mật và chìa khóa phòng server
- Hợp đồng bản cứng có chữ ký
Vì sao startup hay bỏ quên an toàn vật lý?
Phần lớn startup đầu tư khá kỹ vào tường lửa, xác thực hai lớp và quản lý mật khẩu. Thiết bị vật lý thì thường bị xem nhẹ. Có thể hình dung đơn giản: cửa mạng khóa rất chắc mà cửa phòng lại mở toang thì kẻ xấu vẫn đi vào được.
Rủi ro không chỉ đến từ người lạ. Nhân sự ra vào mỗi ngày, khách đến làm việc, thậm chí shipper cũng có thể chạm tới bàn làm việc của bạn. Đội ngũ chúng tôi từng chứng kiến một ổ cứng bị lấy đi chỉ vì nó nằm cạnh một cái bàn trống suốt buổi chiều. Không ai để ý, và không ai biết nó đã mất khi nào.
Khóa mã, vân tay hay thẻ từ: loại nào hợp văn phòng nhỏ?
Mỗi loại khóa có điểm mạnh riêng. Khóa mã số rẻ và dễ đổi khi nhân sự thay đổi. Vân tay mở rất nhanh, nhưng cảm biến dễ bám bụi hoặc ẩm nên đôi lúc không nhận. Thẻ từ tiện để chia sẻ giữa nhiều người, song thẻ thất lạc là chuyện thường gặp.
Chúng tôi thường nói với khách rằng không có loại nào tốt nhất cho mọi team. Với team dưới mười người, người dùng ổn định, vân tay khá tiện. Team có nhiều người luân phiên ca thì thẻ từ hoặc mã số dễ quản lý hơn. Điều quan trọng là bạn đã nghĩ đến việc ai sẽ dùng và khi có người nghỉ thì xử lý thế nào.
Dù chọn loại nào, hãy hỏi nhà cung cấp về pin và cách mở khi hết điện. Nhiều két có cổng nguồn dự phòng hoặc chìa cơ đi kèm. Đây là điểm bạn nên kiểm tra trước khi xuống tiền. Khi két khóa cứng mà không có cách mở, thiệt hại có khi còn lớn hơn cả việc mất đồ.
Ngân sách bao nhiêu thì dòng giá rẻ là đủ?
Két sắt điện tử giá rẻ thường dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng, tùy kích thước và vật liệu. Giá thấp không đồng nghĩa với kém chất lượng. Nhưng bạn cần biết mình đang cắt giảm ở đâu, vì đội ngũ chúng tôi thấy nhiều người tiết kiệm đúng chỗ không nên.
Đừng tiết kiệm ở thép và chốt khóa. Tấm thép mỏng dễ bị cạy bằng công cụ đơn giản. Chốt yếu thì một cú va đập mạnh cũng có thể làm bung. Hãy yêu cầu nhà bán giải thích rõ độ dày thép và loại chốt đang dùng, thay vì chỉ nghe câu