Vì sao doanh nghiệp B2B cần đánh giá giải pháp thanh toán đa kênh?

Trong quá trình làm việc với nhiều doanh nghiệp, chúng tôi thường gặp cùng một tình huống. Một công ty bán hàng cho doanh nghiệp khác thường có từ ba đến bốn kênh thu tiền. Mỗi kênh lại có tài khoản và cách đối soát riêng.

Đến cuối tháng, đội kế toán phải ngồi cộng từng dòng. Chỉ lệch vài triệu đồng là cả buổi chiều đi tìm lỗi. Vì vậy, trước khi chọn bất kỳ giải pháp nào, bạn nên xác định rõ mình cần đánh giá điều gì.

Nhiều người nghĩ thanh toán đa kênh chỉ phù hợp với cửa hàng bán lẻ. Thực tế, doanh nghiệp B2B còn cần nó nhiều hơn. Mỗi đối tác có thói quen thanh toán khác nhau. Có khách chuyển khoản, có đối tác dùng ví điện tử, có đơn vị nước ngoài muốn trả bằng thẻ quốc tế. Nếu không có một điểm gom chung, sai sót chỉ là chuyện sớm muộn.

Điều chúng tôi thấy nhiều nhất là doanh nghiệp biết mình cần giải pháp nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Câu hỏi thường gặp là phần mềm nào tốt nhất. Tuy nhiên, điều quan trọng hơn là sản phẩm đó có khớp với hệ thống hiện tại của bạn hay không.

Một ngày làm việc thực tế của đội kế toán

Hãy hình dung một buổi sáng bình thường. Đầu giờ, kế toán nhận lệnh chuyển khoản từ đối tác A. Đến trưa, khách hàng B nhắn muốn trả qua ví điện tử vì đang có ưu đãi. Chiều muộn, một đối tác nước ngoài gửi yêu cầu thanh toán bằng thẻ tín dụng quốc tế.

Ba giao dịch, ba kênh, ba cách ghi chép khác nhau. Khi không có hệ thống đa kênh, mọi việc đều phải đối soát bằng tay. Vừa tốn thời gian, vừa dễ nhầm lẫn.

Có lần chúng tôi ngồi cùng một kế toán trưởng để rà gần 400 giao dịch trong một tháng. Mục tiêu chỉ là tìm hai khoản bị ghi trùng. Hai khoản đó không lớn, nhưng cả ngày làm việc của cả nhóm đã mất trắng.

Yếu tố hình ảnh cũng đáng kể. Khi bạn đưa ra nhiều phương thức thanh toán linh hoạt, đối tác sẽ thấy bạn chuyên nghiệp và dễ làm việc. Ngược lại, chỉ nhận chuyển khoản nội địa dễ khiến đối tác nước ngoài ngần ngại.

Chúng tôi nhớ một trường hợp cụ thể. Một công ty xuất khẩu nhỏ ở TP.HCM suýt mất đơn hàng trị giá vài chục nghìn USD. Đối tác bên Mỹ muốn thanh toán bằng thẻ, còn công ty chỉ có tài khoản ngân hàng nội địa. Sau sự cố đó họ mới triển khai giải pháp đa kênh, nhưng cơ hội ban đầu đã không còn.

Bốn tiêu chí đánh giá giải pháp kỹ thuật

Không có giải pháp nào phù hợp với mọi doanh nghiệp. Lựa chọn tốt là lựa chọn khớp với quy trình và quy mô của bạn. Dưới đây là bốn nhóm tiêu chí chúng tôi thường dùng khi tư vấn.

Khả năng tích hợp với hệ thống đang dùng

Đây là phần nên kiểm tra kỹ nhất. Giải pháp có kết nối được với phần mềm kế toán, CRM hay ERP mà bạn đang sử dụng không? ERP là hệ thống quản lý toàn bộ hoạt động doanh nghiệp, từ mua bán, kho bãi đến kế toán. Nếu thanh toán không kết nối được, bạn sẽ phải nhập lại dữ liệu bằng tay. Lúc đó, công việc không giảm mà còn tăng.

Một công ty phân phối thiết bị công nghiệp từng nhờ chúng tôi tư vấn. Họ dùng một phần mềm kế toán khá phổ biến. Khi chọn giải pháp thanh toán, họ chỉ xem tính năng và quên hỏi về khả năng kết nối. Sau khi triển khai, kế toán vẫn phải gõ lại từng giao dịch vào phần mềm kế toán.

Bài học rút ra rất rõ ràng. Đừng tin lời hứa suông. Hãy yêu cầu nhà cung cấp demo tích hợp trực tiếp với hệ thống của bạn trước khi ký hợp đồng.

Bảo mật và tuân thủ tiêu chuẩn

Thanh toán liên quan trực tiếp đến tiền và dữ liệu khách hàng, nên bảo mật không phải phần có thể bỏ qua. Một giải pháp yếu có thể khiến bạn mất tiền, mất niềm tin và thậm chí gặp rắc rối pháp lý.

Khi làm việc với nhà cung cấp, hãy hỏi họ đang đạt những chứng chỉ bảo mật nào. PCI DSS là bộ tiêu chuẩn quốc tế dành cho các đơn vị xử lý thẻ thanh toán. Nếu nhà cung cấp chưa đạt chuẩn này, bạn nên cân nhắc kỹ. Ngoài ra, hãy xem họ có hỗ trợ xác thực hai lớp không. Ví dụ, mỗi giao dịch cần thêm mã OTP gửi về điện thoại. Bước nhỏ này giúp giảm đáng kể rủi ro khi tài khoản bị xâm nhập.

Chúng tôi từng thấy một cửa hàng thương mại điện tử nhỏ chọn giải pháp giá rẻ và bỏ qua phần bảo mật. Vài tuần sau, cổng thanh toán của họ bị lộ thông tin khách hàng. Nhiều người rời đi nhanh chóng, và họ mất rất lâu để lấy lại niềm tin.

Khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển

Hôm nay bạn có thể chỉ cần ba kênh. Năm sau, khi mở rộng thị trường, có thể bạn sẽ cần chuyển tiền quốc tế hoặc thanh toán bằng mã QR. Giải pháp bạn chọn phải cho phép thêm kênh mới một cách nhẹ nhàng, không buộc bạn làm lại từ đầu.

Khi hỏi nhà cung cấp, đừng dừng ở câu “có mở rộng được không”. Hãy hỏi cụ thể: phí mở thêm một kênh là bao nhiêu, và mất bao lâu để kích hoạt? Nếu câu trả lời mơ hồ, bạn nên thận trọng. Những nền tảng có kiến trúc linh hoạt thường chỉ cần vài ngày để thêm một tích hợp mới.

Một khách hàng kinh doanh vật liệu xây dựng của chúng tôi là ví dụ rõ nhất. Ban đầu họ chỉ dùng chuyển khoản và ví điện tử. Sau một năm, họ muốn thử thị trường Campuchia nên cần thêm kênh quốc tế. Nhờ đã chọn giải pháp đủ linh hoạt, họ chỉ cần thông báo và kênh mới được kích hoạt sau khoảng ba ngày làm việc.

Chi phí vận hành và độ minh bạch về phí

Chi phí là yếu tố ai cũng quan tâm, nhưng đừng chỉ so con số trả trước. Hãy tính tổng chi phí sở hữu, gồm phí duy trì hàng tháng, phí theo từng giao dịch, phí chuyển tiền và phí rút tiền về tài khoản ngân hàng. Không ít nhà cung cấp quảng cáo miễn phí triển khai nhưng lại thu khá nặng ở phí giao dịch.

Hãy yêu cầu bảng giá chi tiết, liệt kê đầy đủ các khoản phí. Nếu họ né tránh, đó đã là dấu hiệu đáng lo ngại.

Bạn có thể ước tính đơn giản bằng cách lấy số giao dịch trung bình mỗi tháng nhân với mức phí từng giao dịch, rồi cộng thêm các khoản cố định. Sau đó, so con số này với thời gian tiết kiệm được cho đội kế toán. Nhìn theo cách đó, quyết định thường rõ ràng hơn nhiều.

Hỗ trợ kỹ thuật và uy tín nhà cung cấp

Khi hệ thống thanh toán gặp sự cố, bạn cần người hỗ trợ ngay. Hãy hỏi thời gian phản hồi trung bình, các kênh hỗ trợ có sẵn và việc họ có trực ngoài giờ hay không. Một sự cố kéo dài vài tiếng có thể khiến bạn mất cả loạt đơn hàng trong ngày.

Uy tín cũng quan trọng không kém. Hãy tìm hiểu họ đã phục vụ những doanh nghiệp nào, đọc đánh giá của khách hàng hiện tại, và nếu có thể, nhờ liên hệ trực tiếp với vài khách hàng cũ để hỏi về trải nghiệm thực tế. Lời kể của người đang dùng thường đáng tin hơn tài liệu quảng cáo. Bạn có thể tham khảo thêm các tiêu chí chọn đối tác trong cách đánh giá giải pháp tích hợp API khi chuyển đổi số để so sánh khả năng kết nối kỹ thuật của từng nhà cung cấp.

Chúng tôi thường khuyên doanh nghiệp ưu tiên các đơn vị đã hoạt động ổn định nhiều năm và có đầu mối làm việc tại Việt Nam. Khi cần giải quyết gấp, bạn sẽ không phải chờ qua lại email với đối tác nước ngoài.

Kết luận

Đánh giá giải pháp kỹ thuật tích hợp thanh toán đa kênh không hề đơn giản, nhưng một bộ tiêu chí rõ ràng sẽ giúp bạn tránh nhiều lựa chọn tốn kém. Hãy bắt đầu từ khả năng kết nối với hệ thống hiện có, sau đó xem xét bảo mật, khả năng mở rộng, chi phí thực tế và uy tín đơn vị cung cấp.

Nếu bạn đang cân nhắc nền tảng tổng thể cho hệ thống bán hàng và vận hành, có thể tham khảo hướng dẫn chọn nền tảng, phần mềm, app và website phù hợp để so sánh từ góc nhìn tổng thể. Khi đã có hệ thống thanh toán ổn định và chuẩn bị đặt hàng số lượng lớn, bạn cũng nên kiểm tra chất lượng mẫu trước, như trong bài kiểm tra chất lượng hàng mẫu trước khi đặt hàng số lượng lớn. Chúc bạn chọn được giải pháp phù hợp và vận hành suôn sẻ.